Chapter 1 ㅡ Business Process Improvement

Why Is Improvement Necessary?

Bila ditelusuri sejarahnya, sebuah perusahaan akan terus berkembang dan mengalami perubahan dari produk atau jasa yang ditawarkan pada marketplace, teknologi yang digunakan, cara suatu aktivitas diorganisir, dll. Contohnya adalah travel dan telekomunikasi.

Ada banyak tekanan, baik dari internal maupun eksternal, yang mengakibatkan improvement :

• Level performance dari kebanyakan proses cenderung menurun walaupun tekanan tetap ada untuk mempertahankannya. Hal ini berarti kita perlu menunjukkan beberapa perbaikan untuk menjaga standar yang ada di saat ini. 
• Bila suatu organisasi tidak melakukan improvement, kompetitornya akan melakukan improvement atau akan ada organisasi lain yang akan berusaha menguasai pasar
• Customer saat ini lebih banyak menuntut. Persediaan dan kualitas persediaan akan meningkat dan mengakibatkan ekspektasi ikut naik. Bila kita gagal mewujudkan ekspektasi tersebut, kita bisa kehilangan customer.

Tidak ada jawaban yang pasti terhadap seberapa besar dan seberapa cepat kita melakukan improve. Meski begitu, umumnya kita membutuhkan improvement secara terus menerus dan sesekali dikombinasikan dengan terobosan atau breakthrough. 

"In this respect, it is worth to point out that experience indicates that an organization that emphasizes continuous improvement usually also possesses the creativity and attitude toward improvement necessary to create an occasional breakthrough"

ㅡ Hayes and Wheelwright, 1984

___________________________________________________________________

A Business Process Improvement Framework

Elemen dari kerangka business process improvement :

• Stakeholder dan Strategi Organisasi

Elemen ini termasuk ke dalam elemen kerangka karena mereka membentuk prioritas organisasi secara keseluruhan. Mereka juga mendefinisikan area yang critical dimana organisasi perlu untuk mengunggulkannya. Walaupun kasusnya tidak seperti itu, mereka harus menjadi latar belakang untuk menilai ide improvement project.

• Pemahaman yang menyeluruh pada proses bisnis

Proses bisnis merupakan unit yang ideal untuk improvement dan memahami bagaimana kinerja proses bisnis saat ini merupakan platform yang memiliki nilai tak terhingga untuk meningkatkannya

• Pengukuran performance atau Performance Measurement

Performance measurement membantu menilai proses bisnis yang manakah yang perlu diimprove. Elemen ini juga memberikan insight pada eksekusi proses saat ini dan memungkinkan terbentuknya efek improvement.

• Road map business process improvement

Elemen ini merupakan tipe game plan dalam usaha improvement. Road map seperti ini biasanya akan memberikan garis besar proses bisnis manakah yang perlu diimprove dalam jangka panjang dan akan memuat details mengenai proyek langsung.

• Struktur organisasi dengan skill, insentif, dan sikap yang menimbulkan improvement
• Toolbox dari Business Process Improvement

Effective and easy-to-use improvement tools membantu mengarahkan, memandu improvement projects, dan mengatasi ketidaktahuan dalam memulai improvement. 

Deming Wheel atau siklus plan-do-check-act mendeskripsikan pendekatan sistematis pada improvement. Siklus ini memiliki 4 fase :

• Plan ㅡ menganalisis masalah dan merencanakan perbaikan ㅡ Improvement Planning
• Do  ㅡ  melaksanakan aktivitas yang telah direncanakan
• Check  ㅡ mengevaluasi apakah aktivitas berefek pada masalah ㅡ Performance Evaluation
• Act ㅡ memodifikasi proses berdasarkan aktivitas yang telah dikonfirmasi untuk memberikan hasil. 

Setelah keempat tahap selesai dilakukan, kita akan memiliki proses yang telah diimprove atau memulai siklus baru

↓↓↓

Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur

Andersen, Business Process Improvement Toolbox