Chapter 6 ㅡ Organizing for Business Process Improvement

Business Process Improvement Skill

Training dapat dilakukan dalam berbagai bentuk. Training dapat dilakukan melalui berbagi pengalaman di antara orang-orang yang terlibat dalam improvement projects sehingga mereka dapat memperoleh ilmu kapanpun dimanapun dengan mudah. Untuk mendapatkan hal ini, beberapa prasyarat harus dipenuhi :

• Sebagian besar organisasi harus dilatih dalam business process improvement dan terlibat dalam improvement projects. Hal ini bukanlah skill untuk manajemen level top atau middle. 
• Harus ada cukup banyak improvement projects yang berjalan pada waktu tertentu sehingga employees terlibat secara teratur dalam improvement projects. 
• Struktur organisasi harus memperbolehkan employees dari semua level untuk bebas terlibat dalam usaha improvement
• Harus ada insentif untuk terlibat dalam pekerjaan improvement agar mereka memiliki cukup passion untuk ideas untuk melihat mereka melalui persetujuan dan melaksanakannya dengan benar

Organizational Modes that Support Business Process Improvement

Hal yang menjadi masalah adalah sejauh mana proses bisnis organisasi terlihat dan muncul dalam struktur organisasi. Kita telah melihat bagaimana silo departemen tradisional menghambat aliran dan kooperasi sepanjang proses bisnis. Alternatifnya yaitu menstruktur organisasi sepanjang proses bisnis. Hal ini bisa mengambil banyak bentuk yang berbeda, tetapi biasanya hal tersebut melibatkan beberapa tipe proses kepemilikan dalam organisasi. Masalah umum dalam organisasi yang masih berfokus pada departemen atau baru menyesuaikan diri dengan proses bisnis adalah sangat sedikit orang yang merasa bertanggung jawab atas proses organisasi.

Process Ownership berarti menunjuk orang sebagai pemilik proses bisnis. Manajemen harus melakukan penunjukan dan peraturan umum adalah orang yang memiliki otoritas organisasi tertinggi dalam proses atau orang yang memberikan dampak pada sebagian besar proses sebaiknya menjadi process owner. Process Owner memiliki beberapa tanggung jawab :

• Untuk memulai perubahan pada proses 
• Untuk mengukur performance level suatu proses secara terus menerus
• Untuk memulai improvement dalam proses
• Untuk membentuk suatu tipe kelompok pengarah untuk proses yang akan bekerja bersama-sama untuk mengimprovenya. Kelompok pengarah ini normalnya berisi orang-orang yang melakukan tugasnya dalam proses, suppliers dan customer dari proses juga anggota yang relevan. 

Setelah perusahaan mengenalkan orientasi proses dan process ownership, bagan organisasi akan mengubah karakter dari silo vertikal dengan manager departemen menjadi proses horizontal dengan process owner. 

Harus ditunjukkan bahwa sering kali akan ada hierarki proses bisnis dan process owner yang sesuai. Proses manufaktur yang menyeluruh dan pengiriman produk ke pelanggan memiliki satu pemilik proses yang mengoordinasikan masalah tingkat tinggi terkait dengan proses ini. Pada saat yang sama, proses ini terdiri dari beberapa proses yang lebih pendek di tingkat di bawahnya. Misalnya, penanganan pesanan, pembuatan, serta pengiriman dan pemasangan. Pemilik proses individu untuk subproses ini bertanggung jawab atas proses terisolasi mereka, tetapi mereka harus mengoordinasikan aktivitas mereka dengan pemilik proses dari keseluruhan proses.

Departemen proses adalah unit organisasi yang telah dirakit tidak sesuai dengan prinsip pengelompokan orang dengan keahlian yang sama, melainkan untuk menampung semua jenis keahlian berbeda yang diperlukan untuk melakukan proses yang dimaksud. Unit-unit ini dipimpin oleh pemilik proses, yang memiliki tanggung jawab manajemen sumber daya manusia terhadap anggota tim, dan terkadang mereka dibagi oleh dua atau lebih pemilik proses dalam kasus di mana anggota menjadi bagian dari lebih dari satu tim proses. 

Model organisasi ini memiliki kekurangan :

• Adanya kecenderungan untuk tidak memiliki ruang untuk posisi full-time dalam banyak proses, sehingga berakhir dengan berbagi sumber daya antar proses. 
• Garis kewenangan antar employees seringkali kabur
• Owners memperebutkan kapasitas karyawan dalam situasi kerja yang tinggi
• Beberapa anggota tim proses mengklaim bahwa mereka merindukan rekan dengan background yang sama dengan mereka dimana mereka dapat berdiskusi masalah profesional

Improvement team harus memenuhi roles berikut :

• Team leader : Orang yang bertanggung jawab mengadakan meeting, memonitor progress project, dan memastikan notulen siap dan informasi yang dibutuhkan terkumpul dan terdistribusi
• Berhubungan dengan management, baik melalui perwakilan management dalam tim atau dengan memberikan seseorang kewenangan untuk mewakili management
• Process owner : Orang yang bertanggung jawab dalam seluruh atau sebagian besar proses yang diimprove
• Orang lain yang terlibat dalam proses, lebih baik dari cross-section unit organisasi yang prosesnya berjalan. Ada baiknya untuk memastikan bahwa tim tidak hanya terdiri dari orang-orang di atas agar bila mereka tidak terlibat dalam tim, perubahan tidak terlalu sulit dilakukan
• Internal atau external customers dari proses untuk memastikan customers view masih ditaati dalam aktivitas improvement
• Internal atau external customer dari proses karena suppliers hingga batasan tertentu merupakan bagian dari faktor yang membentuk performance level dari projects melalui input yang disupply
• Bantuan eksternal dimana improvement tools yang akan digunakan merupakan hal baru dalam tim

Requirements dalam memilih tim :

• Waktu untuk aktif berpartisipasi dan sepenuh hati dalam bekerja
• Kompetensi dan pengetahuan mengenai organisasi dan proses bisnis yang relevan, serta training dalam tool yang akan digunakan. Sebagai alternatif, training penggunaan alat harus disediakan di awal project
• Motivasi bekerja dalam mengimprove proses yang dipilih
• Kemampuan dalam bekerja sama, mendengarkan, dan berkomunikasi
• Kredibilitas dan respect dalam organisasi untuk memastikan dampak saat menunjukkan hasil projects dan berlanjut pada implementasi improvement yang efektif

Quality Circles

Quality circles mengandung (Aune, 1985:11) :

• Sekelompok orang dari area bekerja yang sama (tipe pekerjaan yang sama dan mengalami masalah yang sama)
• Di bawah pengawasan circle leader 
• Berpartisipasi secara sukarela dalam regular meetings selama jam kerja, kira-kira 1 jam per minggu
• Untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan masalah di area kerja
• Memberikan saran untuk solusi dengan estimasi biaya kepada orang yang berwenang untuk menentukan implementasi

Tujuan pekerjaan dalam quality circles didefinisikan menjadi :

• Memperkuat kompetitif dalam organisasi melalui pembentukan improvement
• Untuk membuat basis yang baik untuk pembentukan kreativitas individu employees dan memperbolehkan menggunakan skills di practical improvement work

Pendekatan standar adalah dengan membentuk beberapa quality circles dimana masing-masing memiliki pemimpin circlenya sendiri. Di atas, biasanya ada fasilitator yang membantu jika ada circle yang macet dan sebagai contact point bagi pengurus organisasi. Panitia pengarah untuk circle yang mengkoordinasikan seluruh kegiatan di kawasan ini dan biasanya terdiri dari anggota dari manajemen.

Cross-Functional Teams

Cross-functional teams : Sebuah kelompok yang terdiri dari anggota departemen fungsional atau bidang tanggung jawab yang berbeda dan seringkali juga dari tingkat hierarki yang berbeda. Tujuan tim adalah untuk menyelesaikan masalah yang melibatkan beberapa unit organisasi atau proses bisnis. Aturan yang mengatur kerja cross-functional teams:

• Rapat diadakan hanya jika ada 100% kehadiran
• Pertemuan diadakan di tempat-tempat "sakral", bukan di kandang setiap anggota dan di suatu tempat di mana tidak ada interupsi
• Rapat diadakan selama jam kerja reguler
• Sebelum tim dibentuk, manajemen harus setuju untuk menindaklanjuti setiap rekomendasi yang dibuat oleh tim, dengan batasan anggaran yang realistis.
• Pakar bisa dipanggil sesuai kebutuhan

Stimulating an Improvement Culture

Kesamaan beberapa perusahaan yang sukses :

• BHAGs (Big, Hairy, Audacious Goals; Stimulates progress) 
• Cultlike Culture (Melestarikan inti)
• Mencoba banyak hal dan mempertahankan yang berhasil (Stimulates progress)
• Homegrown Management atau manajemen lokal (Melestarikan inti)
• Good enough never is (Stimulates progress)

Beberapa items yang bisa memainkan peran penting untuk menstimulasi budaya organisasi :

• Mendorong employees di semua level dalam organisasi dengan menghargai ide, kritik, serta solusi yang diberikan.
• Merayakan kemenangan 
• Tidak membiarkan organisasi terlalu berpuas diri
• Mengekspos organisasi pada continuous benchmarking untuk mencegah kepuasan organisasi
• Menghargai pencapaian improvement dalam berbagai bentuk seperti kehormatan, fasilitas, uang, dan promosi.

↓↓↓

Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur

Andersen, Business Process Improvement Toolbox