The Need for a Toolbox

Tujuan dari tool adalah untuk menawarkan support atau bantuan.  Contohnya saat memperbaiki mobil, kita memilih dan menggunakan berbagai tools. Gapeduli pake tools apa pokoknya tujuan tercapai, yaitu mobil bisa kembali berjalan. Sama dengan organisasi, hasil yang diinginkan adalah meningkatnya performance dan daya saing. Mereka bisa menggunakan tools apapun selama hasilnya bisa tercapai. 

Semua alat ini harus dilihat sebagai bagian dari toolbox yang luas dan well-equipped yang tersedia untuk mengimprove organisasi. Mereka harus melengkapi satu sama lain dan berfungsi dalam simbiosis. Tools yang digunakan dalam situasi tertentu bergantung pada karakteristik organisasi dan situasi yang ada. Pertama, situasi dan permasalahan harus ditentukan serta memilih tools yang sesuai. Jika kita hanya memiliki 1 tool, semisal kita hanya memiliki palu, kita akan melihat seluruh permasalahan seperti paku. Dengan begitu, kita memerlukan toolbox yang luas untuk mengimprove proses bisnis.


A Business Process Improvement Model

Dengan mengilustrasikan faktor-faktor yang berbeda yang dibutuhkan dalam business process improvement, kita telah menangani seluruh items dalam framework atau kerangka, kecuali aktivitas inti dalam peningkatan proses bisnis.

Untuk membuat hal tersebut lebih teratur, akan berguna untuk membagi tugas yang besar ke dalam beberapa fase dimana improvement project biasanya akan berjalan. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa jalan. Salah satu masalah dalam mendesain model, dimana hal tersebut tergambar linear secara alami, yaitu proses-proses seperti itu jarang sekali rapi sehingga akan cukup sulit dalam mendesain model. Improvement teams akan menemukan diri mereka melewatkan beberapa fase, menelusuri kembali langkah mereka, mengulangi pekerjaan, dll. Ketujuh fase model ini memiliki tujuan :


1.   Membentuk prioritas improvement berdasarkan pemahaman performance secara keseluruhan

Ini merupakan tahap awal yang mendahului improvement projects yang spesifik dan tujuannya adalah untuk memahami proses bisnis manakah yang penting untuk diimprove dengan mengingat situasi organisasi, stakeholders, dan strategi.

2.   Memahami proses bisnis saat ini dan kekurangan kinerja yang dimaksud

Normalnya, ini merupakan step pertama dalam improvement project dimana tujuannya adalah untuk memahami seberapa baik proses bekerja saat itu dan apa yang tampaknya menjadi karakteristik permasalahan yang dialami. 

3.   Mengumpulkan data tentang kekurangan kinerja

Business process improvement bekerja dengan baik bila berdasarkan data dan fakta sehingga tujuan dari tahap ini adalah untuk mengumpulkan informasi yang relevan dari hasil analisis.

4.   Menganalisis kekurangan kinerja

Dalam stage ini, kita mengaplikasikan teknik yang berbeda untuk mencoba memahami masalah yang sebenarnya yang menyebabkan kinerja menjadi kurang dari yang diharapkan.

5.   Menghasilkan ide tentang penyebab kekurangan kinerja dan improvements yang memungkinkan.

Fase kreatif untuk menghasilkan range ide yang luas tentang apa yang menyebabkan kekurangan kinerja, tetapi hal ini juga merupakan pilihan tools yang dapat digunakan di fase lainnya.

6.   Mengembangkan improvements untuk memperbaiki kekurangan performance

Tujuannya untuk membentuk solusi baru atau process design yang akan mengeliminasi kekurangan kinerja.

7.   Mengimplementasikan improvements



The Tools in the Toolbox

Tools dalam toolbox seperti di atas tidak bersifat pasti, jadi diperlukan beberapa percobaan dan keahlian tetentu untuk menentukan solusi terbaik. Tidak terbatas pula bahwa tools-tools tersebut dapat berkembang dan tidak hanya sebatas yang disebutkan tersebut.




↓↓↓

Andersen, Business Process Improvement Toolbox