ACTIVE LISTENING  

Active listening is the act of fully hearing and comprehending the meaning of what someone else is saying. Active listening merupakan sebuah skill untuk fokus memahami pesan atau informasi yang disampaikan oleh pembicara. Tanda seseorang merupakan active listener :

  • Bereaksi terhadap suatu ide
  • Komunikasi bersifat 2 arah
  • Mengajukan pendapat dan merangkumnya
  • Menganalisis dan mengevaluasi bahan pembicaraan 
  • Menggunakan ekspresi tubuh
  • Memperhatikan apa yang diucapkan pembicara
Sedangkan tanda seorang passive listener :
  • Tidak bereaksi terhadap suatu ide
  • Komunikasi hanya bersifat 1 arah
  • Tidak melakukan usaha apapun
  • Hanya mendengarkan
Pentingnya menjadi seorang active listener :
  • Menambah pengetahuan suatu topik
  • Membangun kepercayaan
  • Membangun koneksi
  • Menghindari kehilangan atau kesalahpahaman informasi
How to be an active listener?
  1. Menunjukkan pada pembicara bahwa kamu memperhatikannya
  2. Parafrase poin yang telah disampaikan 
  3. Menunggu giliran berbicara 
  4. Memberikan respon yang sesuai

FEEDBACK
Feedback atau umpan balik merupakan komunikasi yang diberikan oleh pendengar (komunikan) kepada pembicara (komunikator) untuk menunjukkan pemahamannya. Hal ini bertujuan agar pesan yang disampaikan mudah ditindaklanjuti agar tercapai perubahan yang lebih baik dari seorang komunikator maupun komunikan yang sifatnya membangun.
Fungsi feedback :
  1. Fungsi Instruksional
  2. Fungsi Motivasional
Benefits of feedback :
  • Membantu tim menghindari kesalahan besar 
  • Membentuk hubungan yang lebih baik
  • Feedback yang membangun motivasi orang
  • Mendorong pertumbuhan pribadi dan profesional
  • Membantu menciptakan lingkungan kerja yang ramah
Types of Feedback :
  • Internal dan Eksternal
  1. Feedback Internal : Feedback yang berasal dari pihak komunikator 
  2. Feedback Eksternal : Feedback yang berasal dari pihak komunikan
  • Positif dan Negatif
  1. Feedback Positif : Feedback yang menunjukkan komunikan yang paham apa yang dibicarakan komunikan tidak setuju apa yang dibicarakan komunikator
  2. Feedback Negatif : Feedback yang menunjukkan komunikan tidak setuju apa yang dibicarakan komunikator.
  • Netral dan Zero
  1. Feedback Netral : Feedback yang sulit menunjukkan respon positif atau negatif 
  2. Feedback Zero : Feedback yang sulit dimengerti oleh komunikator
  • Verbal dan Nonverbal
  1. Feedback Verbal : Feedback berupa lisan maupun tulisan
  2. Feedback Nonverbal : Feedback bukan berupa lisan maupun tulisan
  • Langsung dan Tidak Langsung
  1. Feedback Langsung : Feedback yang diberikan komunikan secara langsung
  2. Feedback Tak Langsung : Feedback yang diberikan komunikan secara tidak langsung
Give a good feedback strategy :
  1. Harus jelas dan spesifik
  2. Tepat waktu
  3. Bersifat objektif
  4. Memberi waktu untuk merespon
  5. Menciptakan suasana yang hangat
  6. Dilakukan secara tertutup
  7. Melakukan follow up

PERSUADING
Persuading merupakan proses komunikasi yang mempengaruhi sikap orang lain sehingga bertindak sesuai dengan apa yang diharapkan komunikator. Hal ini bertujuan untuk mengubah attitude, opini, kebiasaan, dan sosial.
 
Factors of persuading :
  • Sumber (Komunikator)
  1. Kredibilitas komunikator
  2. Daya tarik komunikator
  3. Kekuasaan komunikator
  • Pesan
  1. Aspek Verbal
  2. Aspek Nonverbal
  • Komunikan
Components of persuading :
  1. Cognitive : Perilaku di mana individu mencapai tingkat "tahu" pada objek yang diperkenalkan. 
  2. Afektif : Perilaku dimana individu mempunyai kecenderungan untuk suka atau tidak suka pada suatu hal.
  3. Konaktif : Perilaku yang sudah sampai tahap hingga individu melakukan sesuatu tindakan terhadap objek.
Benefits of persuading :
  • Mampu memberikan pengaruh pola pikir individu yang sedang berbicara pada kita
  • Mempengaruhi psikis seseorang ketika mendengar pesan dari komunikator yang menggunakan teknik komunikasi persuasif
Good persuading strategy :
  • Kesan pertama
  • Menarik empati
  • Membangun kredibilitas
  • Memotivasi
Examples :
  1. Iklan lowongan pekerjaan
  2. Iklan produk
  3. Iklan layanan masyarakat
  4. Pesan penjualan
  5. Pesan pengumpulan dana
  6. Surat penawaran
  7. Pidato persuasif
  8. Dakwah

MIND MAP
Mind map merupakan sebuah metode untuk mengelola informasi secara keseluruhan dengan memetakan peta bercabang yang diumpankan langsung ke media tertulis (baik kertas maupun digital). 
Jenis -jenis mind map :
  • Mind Map Silabus
Mind map silabus atau peta mental makro merupakan semacam mind map yang memberikan gambaran tentang apa yang telah dipelajari. Biasanya mind map jenis ini dibuat dengan ukuran besar dan ditempel di dinding.
  • Mind Map Bab
Mind map bab didasarkan pada serangkaian bab yang telah dipelajari tetapi harus diringkas sebagai poin atau kontur penting untuk membantu mengingat.
  • Mind Map Paragraf
Mind map paragraf dapat memberikan informasi lengkap karena tidak hanya ringkasan dari setiap bab yang ditampilkan, tetapi juga rincian penjelasannya dapat ditemukan. Manfaat menggunakan mind map jenis ini adalah pemetaan pikiran dapat dilakukan dalam buku teks kecil.

Manfaat Mind Map :
  • Mempercepat proses pencatatan karena hanya menggunakan kata kunci
  • Masing-masing mind map sangat unik sehingga mempermudah proses pengingatan
  • Level keutamaan informasi terindentifikasi dengan baik. Informasi yang memiliki kadar kepentingan lebih tinggi diletakkan di tema utama
  • Membantu otak untuk mengatur, mengingat, membandingkan, dan membuat hubungan
Kelebihan Mind Map :
  1. Lebih mudah melihat gambaran keseluruhan
  2. Pengkajian ulang dapat dilakukan lebih cepat
  3. Tema utama didefinisikan dengan jelas
  4. Lebih mudah dipahami dan diingat
  5. Memudahkan penambahan informasi baru
Kekurangan Mind Map :
  1. Waktu terbuang untuk mencari kata kunci pengingat karena kata kunci pengingat biasanya cukup tersirat
Fungsi Mind Map :
  1. Membuat catatan hal-hal penting yang saling berkaitan untuk keperluan tertentu
Kapan Mind Map digunakan ?
  1. Ketika ingin mengingat informasi secara efektif dan efisien
  2. Ketika ingin menetapkan sebuah tujuan dan langkah-langkah untuk mencapainya
  3. Ketika ingin mengadakan rapat yang efisien dan lancar
Free Mind Mapping Tools :
  • Mindly
  • SimpleMind
  • Mindjet Maps
  • miMind
  • MindMeister
  • Minz
  • Mindomo
  • FreeMind

MANAJEMEN RAPAT
Manajemen adalah keefektifan dalam menaiki tangga kesuksesan. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok dengan berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran untuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah yang berkaitan dengan organisasi. 
Makna rapat bagi organisasi yaitu sebagai alat atau media komunikasi yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, dan untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. 
Fungsi Rapat :
  • Memecahkan masalah
  • Menyampaikan informasi
  • Sebagai forum demokrasi
  • Sebagai alat koordinasi yang baik
  • Sarana negosiasi
  • Sarana pembentukan peraturan
Tujuan Rapat :
  • Menyampaikan satu atau beberapa informasi
  • Mendapatkan masukan dari anggota rapat
  • Memecahkan masalah yang dihadapi dan mencari solusinya
  • Menjalin kerja sama antar anggota
  • Menyampaikan masalah, keadaan tertentu,  complaint, dan lain-lain
  • Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat
  • Untuk mengambil keputusan
Perencanaan Rapat :
1.    Melakukan persiapan
  • Mintalah informasi dari rekan kerja
  • Tentukan tujuan utama serta beberapa tujuan lainnya yang ingin dicapai
  • Susunlah agenda rapat dengan menentukan topik pembahasan secara selektif
  • Cantumkan topik terpenting di urutan pertama
  • Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk membahas setiap topik
2.    Menyusun Agenda Rapat
  • Tulis judul agenda rapat
  • Sediakan waktu untuk mengucapkan salam pembuka serta kata terima kasih kepada anggota rapat
  • Cantumkan agenda rapat berupa pertanyaan untuk memancing keingintahuan partisipan
  • Cantumkan estimasi waktu di samping setiap topik
  • Siapkan alur diskusi untuk setiap topik dalam agenda. Alur diskusi merupakan metode untuk membahas setiap topik
  • Tentukan siapa yang akan memimpin pembahasan setiap topik
  • Alokasikan waktu untuk pembicara tamu dalam rapat bila ada
  • Sediakan waktu untuk membahas hal-hal lain. Agendakan sesi ini di akhir rapat.
3.    Mem-final-kan Agenda Rapat
  • Cantumkan hal-hal mendetail yang berkaitan dengan pelaksanaan rapat
  • Siapkan seluruh hal-hal yang diperlukan sebelum rapat
  • Periksa kembali agenda rapat sebelum didistribusikan untuk menghindari terjadinya kesalahan karena agenda rapat merupakan hal yang penting bagi mereka yang diundang rapat.
  • Distribusikan agenda 3-4 hari sebelum rapat dilaksanakan

TIPS & TRICK !
  • Tips Membuka Rapat
Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Jika kata-kata pembukaan pimpinan rapat menyatakan opini pribadi, hal tersebut bisa menurunkan minat peserta rapat.
  • Tips Menutup Rapat
Pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan dalam agenda telah tercakup dalam rapat, peserta cenderung mulai membuat rekapitulasi. Rapat dapat selesai lebih cepat apabila peserta rapat menyetujui topik dalam agenda.

Perencanaan Rapat :
  1. Menentukan peserta rapat
  2. Membuat undangan dan daftar hadir rapat
  3. Mempersiapkan bahan untuk rapat
  4. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
  5. Mempersiapkan ruang rapat
  6. Akomodasi atau penginapan
  7. Transportasi
  8. Konsumsi
  9. Kesehatan
  10. Pengecekan persiapan rapat terakhir